Das System dient der Aufbereitung von Personaldaten (Stammdaten, Beschäftigungsverhältnisse) und den damit zusammenhängenden Schlüsseldaten (Organisationseinheiten, Amts-/Dienst-/Tätigkeitsbezeichnungen). Ziele sind:
Grundsätzlich sind zwei Verfahren zu unterscheiden, welche sich am Zweck der Datennutzung orientieren.
Dieses Verfahren dient der Bereitstellung von Daten für die Telefonabrechnung und die Planung der Vorsorgeuntersuchungen. Es kann ergänzt werden um die Bereitstellung der Daten von aktiven Buchungsstellen.
Ziel dieses Verfahrens ist die Bereitstellung der wahlberechtigten Personen für die verschiedenen Wahlformen (z.B. Hochschulwahlen, Personalratswahlen, Jugend- und Ausbildungsvertretungen, Schwerbehindertenvertretungen, ...), welche an einer Hochschule durchzuführen sind. Jede wahlberechtigte Person darf im Wahlverzeichnis auch nur einmal existieren. Insofern ist es unbedingt erforderlich, dass die Bereitstellung mit dem für die Wahl relevanten Beschäftigungsverhältnis (z.B. Stundenzahl, Fakultät vor Verwaltung, ...) einer wahlberechtigten Person erfolgt.
Dabei kommen verschiedene Verfahren (z.B. Identifikation der Daten einer Person) und Regeln (z.B. Ausschluss bei Vorliegen bestimmter Beurlaubungsgründe) zum Einsatz.
Die Daten werden täglich automatisch aktualisiert und können entweder mit dem Produkt Hochschulwahlen der Firma SysTraNet oder mit jedem anderen Programm anderer Anbieter weiterverarbeitet werden. Die Daten des jeweils aktuellen Wahlverzeichnisses stehen Ihnen zu Arbeitsbeginn mit Stand des Vortages im CSV-Format oder in einem anderen gewünschten Format bereit.