Basis bilden die von Drittsystemen (z.B. VIVA, SAP, HIS-SOS) bereitgestellten Rohdaten. Dabei sollten auf Seiten der Drittsysteme so wenige Vorselektionen wie möglich erfolgen. Im Idealfall ist die einzige Vorselektion die, dass die Daten mit Stand Schließung des Wählerverzeichnisses bereitgestellt werden.

In der Standardversion wird der Aufbau der Dateien vorgegeben.

Die Aufbereitung der Daten erfolgt durch Implementierung von Regeln. Einige werden standardmäßig zur Verfügung gestellt, andere sind abhängig von der Wahlform (z.B. Hochschulwahlen).

Die Bildung der Regeln erfolgt in einem strukturiertem Verfahren, wobei hierzu eine Vorlage genutzt wird. Zuerst erfolgt die Defintion auf Basis der juristischen (z.B. wer darf auf Basis welcher Regelung wählen) und organisatorischen (z.B. Zuordnung zu einem Wahllokal) Rahmenbdingungen. Daraus wird dann vom EDV-Betreuer (optional: SysTraNet) das Regelwerk mit den Daten verknüpft.

Die aufbereiteten Daten (Personal, OEH-Schlüssel, ADT-Schlüssel, optional: Daten der Studierenden) werden dann im CSV-Format dem Wahlamt bzw. der durchführenden Stelle (z.B. Personalrat) zur weiteren Verwendung täglich aktuell bereitgestellt.

Die automatische Verarbeitung erfolgt mittels im MS-SQL-Server-Agent definierter SQL-Aufträge unter Verwendung von SSIS-Paketen (z.B. Import-OEH). Das Wahlamt kann dann in die Feinsteuerung der Regeln eingreifen.