Beim Start des Systems erhalten Sie Optionen, welche v.a. der Kontrolle dienen. Es steht Ihnen frei, dies täglich, wöchentlich oder monatlich durchzuführen.

Damit das System arbeiten kann, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. U.a. sind dies:

• Definition der Untersuchungsgruppen
• Definition der Untersuchungsarten

Das System benötigt Daten aus dem Personalsystem. Diese können auf verschiedenen Wegen in das System gelangen:

• manueller Import
  Die von dritter Seite (EDV, Personalabteilung, AMZ, ...) bereitgestellten Dateien werden durch Sie eingelesen. Dies wird nur für sehr selten eingelesene oder komplexe Daten, welche eine Nachbearbeitung erfordern, empfohlen. Dazu wählen Sie die Datei aus und starten den Import. Je nach Umfang kann dies durchaus mehrere Stunden dauern.
• Bereitstellung durch die EDV
  Die Daten werden durch die EDV in vorgegebene SQL-Tabellen eingespielt. Es erfolgt keine Datenaufbereitung, sondern nur eine Aktualisierung (z.B. Namensänderung).
• automatische Aktualisierung
  Hierbei handelt es sich um ein automatisiertes Verfahren, welches Clearing voraussetzt. Die Aktualisierung erfolgt i.d.R. täglich und nächtens, so dass Ihnen am Morgen die aktuellen Daten des Vortags zur Verfügung stehen.

Über das Zusatzmodul Datenabgleich mit dem arbeitsmedizinischem Dienst können Sie einen Datenabgleich mit Ihren Planungen durchführen.

Zentraler Punkt ist die Person.

• Überblick
  Auf der Startseite zur Person erhalten Sie einen Überblick über wichtige Daten zur Person.
• Einblick in die Beschäftigungsverhältnisse
  Damit Sie bei Bedarf die Dienststelle (Vorgesetzten) informieren können (z.B. bei längerer Abwesenheit bei Krankheit) bzw. die Notwendigkeit einer (teueren) Untersuchung überprüfen können, werden Ihnen die wichtigsten Daten der Beschäftigungen zur Information angezeigt.
• Planung der Untersuchungen
  Sie können mehrere Termine oder auch einen Termin mit mehreren Untersuchungen bei einer oder mehreren Anbietern planen.

Abgerundet wird das System mit einer differenzierten Benachrichtigungsfunktion. Dabei wird unterschieden:

• Pflichtuntersuchungen
  Die Überwachung erfolgt durch das System. Dazu werden Ihnen beim Start die möglichen Auswertungen angeboten. Bei diesen Untersuchungen steht Ihnen auch eine Mahnfunktion zur Verfügung. Die Schreiben werden immer als MS-Word-Serienbrief erstellt.
• Angebotsvorsorge
  Bei der Einstellung und in regelmäßigen Abständen (i.d.R. 3 Jahre) werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Möglichkeiten der Angebotsvorsorge, wie z.B. Untersuchungen bei Tätigkeiten am Bildschirm, informiert. Dies kann im Wiederholungsfall bei Vorliegen einer E-Mail-Adresse auch per E-Mail erfolgen.

• Hauptmenü zur Verwaltung des Systems. Darunter fallen auch die Aktualisierung der Programmbestandteile (MS-Access-Dateien, SQL-Updates).
• Einstellungen: Hier können Sie das System an Ihre Umgebung (Speicherorte) anpassen.
• SQL-Server: Hierüber werden SQL-Updates eingespielt.